프로젝트 관리 완벽 가이드 4편: 안녕하세요? 독자 여러분. 오늘은 프로젝트 관리 완벽 가이드 4편, 프로젝트 단계별 과업에에 관해 알려드립니다. 프로젝트 단계별 과업은 프로젝트 관리 방법론에 따라 달라질 수 있는데요, 이 글에서는 폭포수 방법에 따른 단계별 과업(착수-분석-설계-구현-테스트-이행-안정화)에 대해 소개합니다. 이번 글은 전체 내용이 너무 길어 3~5개 파트로 나누어 소개합니다.
프로젝트 단계별 과업(1)
최종 계약이 완료된 후 계약에 명시된 시작일 및 수행 장소에서 프로젝트가 시작됩니다. 프로젝트 시작일은 발주사와 합의에 따라 계약 시작일과 다를 수 있으며 프로젝트 수행 장소는 발주사 사내일 수도 있고, 시스템 구축을 위한 각종 장비(서버 및 PC) 및 네트워크를 갖추고 있는 외부 장소가 될 수도 있습니다. 프로젝트는 시작부터 종료까지 여러 가지 단계를 거치며 진행되고 각 단계마다 정해진 활동들이 있으나 그 내용이 너무 방대하고 어떠 개발 방법론을 적용하느냐에 따라 조금씩 다르므로 이 글에서는 프로젝트 매니저가 꼭 알고 있어야 하는 기본적이고 공통적인 내용만 언급하기로 하겠습니다. 아래 그림은 일반적인 프로젝트 진행 단계를 나타내고 있습니다.
착수 및 계획
최종 계약 후 프로젝트 시작을 알리는 첫 단계로써 고객과 협의하여 프로젝트 시작을 위한 환경을 세팅하고 사업수행 계획을 수립하며 주요 마일스톤과 WBS를 수립하여 발주사에 보고하는 단계입니다. 주요 활동으로 착수 준비, 사업수행계획서, WBS 작성, 문서작성지침 수립, 품질활동을 포함한 프로젝트 관련 활동 계획서 작성, 착수보고 등이 있습니다.
착수 준비
프로젝트가 시작되면 제일 먼저 프로젝트를 위한 환경 세팅을 하게 됩니다. 프로젝트 환경 세팅이란, 특정한 물리적 장소에서 프로젝트를 시작하기 위해 요구되는 각종 장비 및 소프트웨어를 설치하고 투입인력이 업무를 진행할 수 있도록 업무 환경을 구축하는 것을 말합니다.
특히 수행 장소가 발주사 사내가 아닌 외부라면 보안 위험을 사전에 차단하기 위해 망분리, 인터넷 전용 PC, 사내 포털망 등으로 네트워크를 분리해 운영해야 하고 보안 정책에 따라 PC반출입 시 포맷을 해야 합니다. 또한 개발 장소 외부로 파일 송수신이 엄격히 금지되어 있어 외부 반출입 시 결재 프로세스를 지켜야 합니다. 이러한 환경 및 절차는 프로젝트 진행 및 개발에 큰 불편을 초래하지만 보안을 위해 감내할 수밖에 없습니다.
착수 및 준비 단계에서는 PM을 포함한 주요 인력들만 투입되며 나머지 인력들은 일정 및 인력투입 계획에 따라 투입됩니다. 인력 투입 후 시스템에 접속하기 위한 계정 생성, 네트워크 설정, SSO, 접속 권한 설정 등의 절차를 진행하는데 여기에 꽤나 많은 시간이 소요되어 투입된 후에도 상당 시간 업무 진행을 할 수 없는 상황이 발생할 수도 있으니 주의해야 합니다.
사업수행계획서 작성
PM은 RFP 및 제안서를 바탕으로 발주사와 최종 협의를 통해 시스템 구현방안(시스템 구성도, 도입 HW 및 S/W, 일정, 투입 인력계획 등)을 상세히 명시한 사업수행 계획서를 작성해야 합니다. 프로젝트 중 진행되는 모든 업무는 사업수행계획서에 의거하여 진행하되 고객과 협의 후에 변경할 수 있다. 사업수행계획서에 포함되는 주요 내용은 아래 그림과 같습니다. 아래 그림은 다소 일반적이고 공통적인 내용이며 프로젝트 고유의 업무가 있는 경우 추가로 상세히 기술합니다. 사업수행계획서는 프로젝트 진행의 초석이 되는 기본 문서로서 PM은 제안서를 기반으로 프로젝트 시작 후 통상적으로 2주 내 작성 후 고객 검토 및 승인을 받아야 합니다.
WBS(Work Breakdown Structure) 작성
WBS란 프로젝트의 모든 단계별 활동을 업무별로 세분화하여 업무내용, 시작일, 종료일, 가중치, 담당자 등을 명확히 명시한 문서로서 이 문서를 통해 수행해야 할 업무를 식별합니다. 착수 및 계획 단계에서 작성된 WBS를 기반으로 수시 또는 정기적으로 수행해야 할 업무에 대한 평가를 진행함으로써 프로젝트 관리의 기초 자료로 사용합니다. PM은 각 단위업무 PL들과 협의하여 가급적 상세히 업무를 기술하되 상세 깊이는 3~4 depth 정도로 세분화하는 것이 적절합니다.
WBS는 프로젝트가 진행되면서 계속 업데이트가 되는데 업무 추가 또는 업무 삭제/변경이 일어나기도 하고 업무 별 진행 현황(진척율)이 계속 업데이트 되기 때문입니다. 추후 프로젝트 관리방안에서 예시를 통해 좀 더 상세히 알아보기로 하겠습니다.
문서작성 지침서 작성
문서작성 지침서란 프로젝트 진행 시 작성해야 하는 문서(산출물)에 관한 제반 표준을 정의한 것입니다. 문서(산출물)마다 작성자가 다 다르고 동일한 대상에 대한 용어나 표현이 다를 경우 결과물에 대한 오해의 여지가 생길 수 있으므로 이러한 상황을 미연에 방지하기 위함입니다. 품질관리자(QA)는 문서에 대한 파일명, 포맷, 작성방법에 대한 지침을 마련하고 필요 시 표준 템플릿/양식을 만들어 배포해야 하며 모든 투입인력들은 이 문서 작성 지침에 의거하여 문서를 작성해야 합니다.
프로젝트 관리 활동 계획서 작성
프로젝트 라이프사이클 동안 지속적으로 진행해야 할 활동으로 진척관리, 품질관리, 형상관리활동, 보안관리, 위험/이슈관리, 자원관리, 변경관리, 형상관리 등이 있으며 이러한 활동들은 사업수행 계획서에 간단히 기술되어 있지만 보다 구체적으로 활동 계획을 기술해야 합니다. 각종 관리 활동에 대한 상세한 내용은 프로젝트 관리 방안에서 좀 더 자세히 다루기로 하겠습니다..
착수보고회 개최
PM은 고객 및 수행사 투입인력을 대상으로 수립된 사업수행 계획을 보고 해야 합니다. 사업 초기이므로 보고 내용은 주로 향후 진행 방안에 대한 보고가 이루어 집니다. 착수보고회는 발주사 현업 및 ICT 외에도 경영진 및 수행사 임원진도 참석하여 보고 내용에 대한 격려 및 당부를 합니다.
맺음말
이상으로 프로젝트 관리, 네 번째 시간으로 프로젝트 단계별 과업(1) 착수 및 계획에 대해 살펴 보았습니다. 프로젝트 단계는 통상적으로 착수 및 계획, 분석 및 설계, 구현, 테스트, 이행 및 안정화, 종료 단계로 구성되며 각 단계별로 반드시 진행되어야 할 과업들이 존재합니다. 착수 및 계획 단계에서는 프로젝트 착수를 위한 다양한 활동들이 전개되며 프로젝트가 원활히 진행될 수 있도록 착수 및 계획 단계에서 진행되는 과업들에 대해 숙지하시기 바랍니다. 다음 글에는 프로젝트 분석 및 설계를 주제로 한 [프로젝트 단계별 과업(2)]에 대해 알아보기로 하겠습니다.